Hur man spårar tillgångar på en dator

Spårning av affärsmässiga tillgångar, inklusive datorer och kontorteknik, programvara, fordon, verktyg, möbler och andra varaktiga varor, hjälper dig att spåra värdet av ditt företag och fungerar som en lagerstyrningsåtgärd. Om du någonsin står inför behovet av att specificera ditt kontorsinnehåll i kölvattnet av stöld, brand eller naturkatastrof, är en katalog över vad du ägde viktigt för att få ersättning för vad du har förlorat. Använda datorteknik förenklar arkivering och ökar detaljerna och omfattningen av det du spelar in.

Tillgångs kalkylblad

Även om du kan investera i specialiserad programvara för att spela in information om dina företags tillgångar, erbjuder Microsoft Excel dig ett kraftfullt verktyg för datorbaserad tillgångsspårning. Om du skapar en Excel-arbetsbok som ägnas åt utrustningshyra och inköp, kan du centralisera dina poster i ett lättåtkomligt format och använda Excel-funktioner för att beräkna utrustningens ålder. Skapa en arbetsbok med separata kalkylblad för inköpt och uthyrd utrustning, eller använd en statuskolumn för att ange vilket är vilket. Spela in "fem W" för varje förvärv - när, vart och vart du förvärvat det, vad det är och som behöver det svarar - och lägg till specifikationerna för enheten själv, inklusive modell och serienummer. Om du skriver in dina tillgångar med inbyggda spårningsnummer eller tillgångstaggar, spelar du in den här informationen i kalkylbladet också.

Köpspårning

När du köper kontorsutrustning, datorer, programvara, företagsfordon eller andra fysiska tillgångar kan du utfärda köporder, förbereda förfrågningar om leverantörsförslag, byta e-post om kommande förvärv och ta emot spårningsdata om produktleveranser. Håll kopior av dessa meddelanden och dokument på din dator i en mapp som är särskilt dedikerad till tillgångsrekord. Om du behöver fastställa var och när du förvärvat en särskild tillgång, antingen för ett försäkringsskrav eller för en situation som kräver tillgångsspårning, ger dina inköpslistor värdefulla uppgifter.

Foton och video

Om du inte har skapat en visuell post över dina kontorsfastigheter, börja med det du redan har och lägg till det med varje inköp av utrustning. Dessa register ger väsentliga detaljer om du behöver lämna in en försäkringsanspråk vid stöld eller förlust. Använd en digitalkamera för att fotografera utrustning, inklusive en närbild på skylten eller klistermärken som visar varje produkts tillverkare, modell och serienummer och andra identifierande detaljer. Överför foton och videofilmer till din dator och lägg dem med dina andra digitala poster. Skapa enskilda mappar för varje utrustningsutrymme och inkludera undermappar för att hålla specifika typer av dokumentation. Dessa processer gör ett bättre jobb med att ta emot materiella tillgångar än digitala eller virtuella tillgångar som programvara.

Användarhandböcker

Även om vissa affärsutrustning fortfarande levereras med tryckt dokumentation, tillverkar tillverkarna alltmer PDF-filer för att tillhandahålla användarhandböcker och träningshandböcker. Om du gör en punkt att inkludera all den elektroniskt tillgängliga dokumentationen för dina kontorsfastigheter i din datorbaserade registrering kan du enkelt behålla och komma åt dessa material för att felsöka problem och hjälpa nya anställda att lära sig att använda utrustning på jobbet.

överväganden

Digitala poster gör du inte bra om din enda kopia av dem finns på en dator som ingår i ett försäkringsanspråk. Håll ett kassaskåp eller annat lagringsutrymme på plats för att hålla en digital och en tryckt kopia av dina datorer i minst ett annat ställe än ditt hem eller kontor. Du kan välja att lagra digitala säkerhetskopior på en molnbaserad lagringsplats. Hur och var du arkiverar dina dokument, behåll flera kopior för att undvika att du förlorar dina data och dina tillgångar.

Rekommenderas
  • företags kommunikation: Vad är de positiva och negativa inverkan på organisationssäkerhet?

    Vad är de positiva och negativa inverkan på organisationssäkerhet?

    Allt ditt hårda arbete kan hotas av interna och externa styrkor som inte har någon att göra med affärsförhållandena. Olyckor, bedrägeri, stöld, väderkris och andra säkerhets- och säkerhetsproblem kan stänga av dig innan du har möjlighet att svara. Att förstå kostnader och fördelar med att ta itu med säkerhets- och säkerhetsfrågor hos ditt företag hjälper dig att vidta proaktiva åtgärder för att skydda allt som du har arbetat för att uppnå. Förbättrad datasäkerhet
  • företags kommunikation: De viktigaste etiska frågorna mot den allmänna affärsgemenskapen

    De viktigaste etiska frågorna mot den allmänna affärsgemenskapen

    Olika branscher i USA står inför många av samma etiska dilemman. Dessa etiska frågor täcker en rad frågor som anställdas löner och motverkar trakasserier på arbetsplatsen. Företag som väljer att konfrontera dessa etiska dilemman kan tjäna beröm eller konsumenter av konsumenter beroende på de politik som dessa företag antar. Tips Ett skif
  • företags kommunikation: Finns det olika balansräkningar för olika företagstyper?

    Finns det olika balansräkningar för olika företagstyper?

    Det finns inga olika balansräkningar för olika affärstyper. Redovisningsnämnden - den privata sektorn som fastställer allmänt accepterade redovisningsprinciper - ger god latitud med avseende på balansräkningskomponenter, men kräver att företagen offentliggör en sammanfattande finansiell datasammanfattning som inkluderar samma trifekta: tillgångar, skulder och eget kapital . Balansräkn
  • företags kommunikation: Så här skriver du ut anteckningar i PowerPoint 2007

    Så här skriver du ut anteckningar i PowerPoint 2007

    PowerPoint 2007 har en funktion som låter dig och alla i ditt företag som kan granska presentationen, lägga in anteckningar i bilder för framtida referens. Som standard reserveras ett mellanslag under varje diabild för anteckningar. Anteckningarna är för intern granskning och visas inte med bilderna när de lämnar en presentation. Du kan
  • företags kommunikation: Hur byter du YouTube till ett annat land

    Hur byter du YouTube till ett annat land

    Google erbjuder sin YouTube-tjänst i många län och catering till inhemska tittare. Du kan när som helst byta till dessa alternativa landspecifika versioner för att visa utländska samlingar och hitta videor på andra språk. Observera att även om YouTube erbjuder många landsspecifika versioner av tjänsten, ingår inte alla länder. Gör omkoppl
  • företags kommunikation: Teorier om kommunikation i organisationer

    Teorier om kommunikation i organisationer

    Helst följer kommunikationsstrukturen inom ditt lilla företag regler och riktlinjer - vägar som du eller dina anställda ställer in. Om du väljer dessa kommunikationsvägar medvetet hjälper du dig att bestämma företagets kultur. Om du tillåter kommunikationssystemen att utvecklas slumpmässigt, kanske du hamnar i en mindre än effektiv stil. När du väl
  • företags kommunikation: Vilka övervakningseffekter har e-business på chefer?

    Vilka övervakningseffekter har e-business på chefer?

    Modern teknik har förändrat hur vi gör affärer. E-företag har uppstått som svar på globaliseringen genom tekniska framsteg. Som sådan ger vissa företag upp sina leasingavtal för att bedriva verksamhet via Internet. Följaktligen har dessa förändringar påverkat förhållandet mellan chefer och anställda. Fungera Att han
  • företags kommunikation: Hur man lägger fram ett bud för en golvtjänst

    Hur man lägger fram ett bud för en golvtjänst

    Att övertyga ett företag eller en konsument om att ditt företag har kompetens, kvalifikationer och kunskap för att tillhandahålla en golvtjänst är bara det första steget i jobbet. Om tjänsten innebär installation, refinishing, underhåll eller rengöring av golven, ger ett bud en möjlighet att ge ett gynnsamt första intryck. Det sätt du
  • företags kommunikation: Vad är målet för ett personalmöte?

    Vad är målet för ett personalmöte?

    Personalen möten kan användas för en rad olika administrativa ändamål, från att utbyta information till att göra företagsövergripande meddelanden och genomföra gruppbyggnadsövningar. För att vara effektiva bör personalmötena ha en detaljerad dagordning, en tidsgräns och en utsedd moderator. För bästa res