Hur man spårar tillgångar på en dator

Spårning av affärsmässiga tillgångar, inklusive datorer och kontorteknik, programvara, fordon, verktyg, möbler och andra varaktiga varor, hjälper dig att spåra värdet av ditt företag och fungerar som en lagerstyrningsåtgärd. Om du någonsin står inför behovet av att specificera ditt kontorsinnehåll i kölvattnet av stöld, brand eller naturkatastrof, är en katalog över vad du ägde viktigt för att få ersättning för vad du har förlorat. Använda datorteknik förenklar arkivering och ökar detaljerna och omfattningen av det du spelar in.

Tillgångs kalkylblad

Även om du kan investera i specialiserad programvara för att spela in information om dina företags tillgångar, erbjuder Microsoft Excel dig ett kraftfullt verktyg för datorbaserad tillgångsspårning. Om du skapar en Excel-arbetsbok som ägnas åt utrustningshyra och inköp, kan du centralisera dina poster i ett lättåtkomligt format och använda Excel-funktioner för att beräkna utrustningens ålder. Skapa en arbetsbok med separata kalkylblad för inköpt och uthyrd utrustning, eller använd en statuskolumn för att ange vilket är vilket. Spela in "fem W" för varje förvärv - när, vart och vart du förvärvat det, vad det är och som behöver det svarar - och lägg till specifikationerna för enheten själv, inklusive modell och serienummer. Om du skriver in dina tillgångar med inbyggda spårningsnummer eller tillgångstaggar, spelar du in den här informationen i kalkylbladet också.

Köpspårning

När du köper kontorsutrustning, datorer, programvara, företagsfordon eller andra fysiska tillgångar kan du utfärda köporder, förbereda förfrågningar om leverantörsförslag, byta e-post om kommande förvärv och ta emot spårningsdata om produktleveranser. Håll kopior av dessa meddelanden och dokument på din dator i en mapp som är särskilt dedikerad till tillgångsrekord. Om du behöver fastställa var och när du förvärvat en särskild tillgång, antingen för ett försäkringsskrav eller för en situation som kräver tillgångsspårning, ger dina inköpslistor värdefulla uppgifter.

Foton och video

Om du inte har skapat en visuell post över dina kontorsfastigheter, börja med det du redan har och lägg till det med varje inköp av utrustning. Dessa register ger väsentliga detaljer om du behöver lämna in en försäkringsanspråk vid stöld eller förlust. Använd en digitalkamera för att fotografera utrustning, inklusive en närbild på skylten eller klistermärken som visar varje produkts tillverkare, modell och serienummer och andra identifierande detaljer. Överför foton och videofilmer till din dator och lägg dem med dina andra digitala poster. Skapa enskilda mappar för varje utrustningsutrymme och inkludera undermappar för att hålla specifika typer av dokumentation. Dessa processer gör ett bättre jobb med att ta emot materiella tillgångar än digitala eller virtuella tillgångar som programvara.

Användarhandböcker

Även om vissa affärsutrustning fortfarande levereras med tryckt dokumentation, tillverkar tillverkarna alltmer PDF-filer för att tillhandahålla användarhandböcker och träningshandböcker. Om du gör en punkt att inkludera all den elektroniskt tillgängliga dokumentationen för dina kontorsfastigheter i din datorbaserade registrering kan du enkelt behålla och komma åt dessa material för att felsöka problem och hjälpa nya anställda att lära sig att använda utrustning på jobbet.

överväganden

Digitala poster gör du inte bra om din enda kopia av dem finns på en dator som ingår i ett försäkringsanspråk. Håll ett kassaskåp eller annat lagringsutrymme på plats för att hålla en digital och en tryckt kopia av dina datorer i minst ett annat ställe än ditt hem eller kontor. Du kan välja att lagra digitala säkerhetskopior på en molnbaserad lagringsplats. Hur och var du arkiverar dina dokument, behåll flera kopior för att undvika att du förlorar dina data och dina tillgångar.

Rekommenderas
  • affärsteknik: Tips om Online Banking

    Tips om Online Banking

    När Internet blir mer populärt, börjar flera finansiella institutioner erbjuda online-tjänster. Oavsett om du använder Internet som en extra tjänst som erbjuds av din mäklare eller om du överväger att göra allt ditt bank med en internetbaserad bank finns det några tips om online banking du borde följa för din ekonomiska säkerhet. Använd säkra
  • affärsteknik: Bildstorlekar för Tumblr

    Bildstorlekar för Tumblr

    Eftersom Tumblr bloggplattform är utformad för att stödja inlägg som bara består av bilder, är dess bildstorleksregler ganska tillåtna, så att du kan ladda upp och skicka stora bilder. Om du överskrider dessa begränsningar kan din uppladdning misslyckas, eller din bild kan vara skadad. Att veta hur stora dina bilder kan vara kommer att göra dig effektivare vid inläggning och se till att alla bilder i dina inlägg visas som du tänkte. Begränsninga
  • affärsteknik: Vad är den optimala PPI för en blogghuvud?

    Vad är den optimala PPI för en blogghuvud?

    Headers ankar toppen av din blogg med bilder som pratar med din webbplatss syfte. Till skillnad från den stiliserade grafiken som passar en blogg som ägnas åt populärkulturen, behöver en liten företagsrubrik sätta scenen för företagets produkter eller tjänster. Oavsett om du anpassar ett gratis tema, beställer en originalblogdesign eller arbetar inom ett flexibelt innehållshanteringsramverk, kan du skapa en header-bild som ger ett attraktivt utseende med rätt storlek och upplösning. PPI Den tekn
  • affärsteknik: Så här gör du: Google Business Setup på iPhone

    Så här gör du: Google Business Setup på iPhone

    Google erbjuder en serie Internet-tjänster för företag som vill outsourca hanteringen av sina anställdas online-data. Med ett Google Apps-konto lagras alla användares e-post-, kontakt- och kalenderuppgifter på Googles servrar och är tillgängliga via en anpassad domän. Om du har ett Google-företagskonto kan du ställa in det på en Apple iPhone och konfigurera enheten för att synkronisera din e-postadress, adressbok och kalendrar. 1. Tryck på
  • affärsteknik: Så här hittar du Mozilla Firefox-bokmärken som finns på din dator

    Så här hittar du Mozilla Firefox-bokmärken som finns på din dator

    Det skulle vara något om datorn hos alla småföretagare var utrustade med en kilometertangent. På detta sätt kan du noggrant mäta hur snabbt du bryr dig genom webbplatser på allt från marknadsföringsstrategier till hur man laddar om patronen på din kontorsdator. Men hastighet är bara en underhållande del av information jämfört med den du kanske behöver mest: läget för de bokmärken du skapade när du körde igenom internetuniverset. Förutsatt att du &
  • affärsteknik: Så här sätter du iPhone på tyst eller vibrera

    Så här sätter du iPhone på tyst eller vibrera

    Både iPhone 4 och iPhone 4S, som många andra mobiltelefoner, erbjuder sätt att tysta din telefon med vibrerande och tysta lägen. Som företagare kan du veta hur du ställer in dessa lägen på din iPhone, så att du kan öva rätt affärsmetik. När du till exempel är i ett möte med en klient är det bäst att ställa in telefonen till tyst läge för att visa din klient att du ger honom din fulla uppmärksamhet. Det finns tre olika
  • affärsteknik: Hur man ping en fjärrdator

    Hur man ping en fjärrdator

    Administratörer kan använda ping som en felsökningsmetod för att testa nätverksanslutning. Företag använder ibland verktyg som fjärrskrivbord för att utföra underhåll av datorn eller svara på problembiljetter från anställda, men om problem uppstår när du försöker ansluta till datorn kan arbetsstationen få problem att kommunicera på nätverket. Du kan använda ping
  • affärsteknik: Så här testar du webbplatsens säkerhet

    Så här testar du webbplatsens säkerhet

    Datorer är sårbara för virus och skadlig programvara som kan skada dina filer och program, kompromissa din säkerhet och integritet och sprida sig till andra datorer utan din vetskap. Detta gäller också för dina webbplatser, även om de lagras på webbservrar istället för din hemdator. Att utföra regelbundna kontroller för att testa säkerheten på din webbplats är väsentlig för att förhindra att skadlig programvara utnyttjar eventuella eventuella sårbarheter i den programvara som bygger och kör din webbplats och för att skydda sina besökare. Webbsäkerhetsskannrar
  • affärsteknik: Är Norton & Microsoft Essentials kompatibla?

    Är Norton & Microsoft Essentials kompatibla?

    Norton och Microsofts Security Essentials antivirusprogram är inte kompatibla med varandra. MSE, som har ersatts av Windows Defender i Windows 8, bör inaktiveras om du ska använda Norton och Norton ska avinstalleras om du ska använda MSE. Du kan dock välja och välja program mellan de två sviterna för specifika uppgifter. Dela ä